Kommunerne sidder hver dag med tidskonsumerende opgaver og tid er en knap ressource for landets sagsbehandlere og forvaltninger.

Samtidig præsenterer der sig hele tiden nye digitale muligheder, hvor AI kan tage over for en række opgave og frigive tid. Opsummering af borgerhøringer, sagsresumer til nye sagsbehandlere, digital behandling af flytteanmeldelser.

"De opgaver tager en evighed for medarbejdere, men en robot eller kunstig intelligens kan gøre løse dem på no time."

Sådan lyder det fra Niels Højberg, som er ledelsesrådgiver på Kong Frederiks Center for Offentlig Ledelse på Institut for Statskundskab på Aarhus Universitet, og han har tidligere været stadsdirektør i Aarhus i 14 år.

I dag står Danmark i en situation, hvor der mangler hænder, og her kan indfasningen af digitale løsninger være en hjælpende hånd, når kommunale medarbejdere halter efter opgaverne.

Niels Højberg fortæller, at Aarhus Kommune satte en robot til at gennemsøge flytteanmeldelser, som ellers blev kontrolleret af en medarbejder på fuldtid.

"Det robotten kunne klare på fem minutter. Fem minutter! Det samme ville have taget en medarbejder 37 timer."

Kan gøre det hele hurtigere

Niels Højberg understreger, at samme grad af effektivisering med det digitale kan vindes ved at få kunstig intelligens flere steder, for eksempel til at lave et resume af sagsbehandlingen, når en borger for eksempel får en ny sagsbehandler. I stedet for at den nye skal læse tyve siders noter igennem, kan AI på få øjeblikke opsummere det væsentlige, hvis det ellers er registreret digitalt.

Han har været en del af at implementere en lang række digitale løsninger rundt omkring i landet. Han understreger, at når man skal lykkes med nye løsninger, så skal der afgives magt flere steder i kommunen.

"Hvis det skal lykkes, at HR skal tage den her nye strategiske opgave, så skal man jo have både et mandat fra den administrative topledelse, og man skal også have et politisk mandat. Rammerne for det ser lidt forskellige ud, fordi de offentlige topledere typisk vil have meget fokus på effekt, mens politikerne vil være meget mere optaget af dels borgernes reaktion, og måske også deres egen mangel på viden om, hvad der foregår, når vi snakker kunstig intelligens, kan være en barriere for at bakke op," siger Niels Højberg til NB-Kommune og fortsætter:

"Så det er to forskellige opgaver, men i mit perspektiv er det vigtigt, at begge ting er på plads, for at man for alvor kan få lov til at arbejde med de løsninger, som er så nødvendige og som er svære at lave."

Han nævner blandt andet Københavns Kommunes samling af indgange for borgere og en strømlinet hjemmeside som et godt eksempel på, at man på tværs af hele kommunen går sammen.

"Jeg tror, at toppolitikerne i Københavns Kommune erkendte, at det system, de havde fået bygget op, var ikke for borgernes skyld, og heller ikke for virksomhedernes skyld. Så de var med på, at man skulle have lavet et organisatorisk setup, der gjorde det meget nemmere for borgerne at finde rundt i."

Kan understøtte sparekrav

Eksemplet fra København er blot et, hvor en kommune er lykkes med at spare ressourcer og samtidig gøre det nemmere for borgerne.

Udover landets største kommunes nye organisering, er halvdelen af kommunerne gået sammen om et projekt med en lignende ambition, nemlig Den digitale hotline. Det er et fælles projekt om chatbotten Muni på kommunernes hjemmesider, som hurtigt kan give borgere svar på en lang række af deres spørgsmål. Det sparer kommunerne tid, og samtidig deler man hotlinen, hvor kommunerne skiftes til at have aftenvagt på telefonservice for at minimere ressourceforbrug.

"Det er et meget godt billede på, hvordan man kan få det funktionelt til at køre med storbrug af kunstig intelligens."

Skal udbredes

Med de store potentialer i de digitale assistenter og systemer kan kommunerne får stor gavn af at implementere løsningerne. Men det kræver velvilje og forståelse, understreger Niels Højberg.

Han fremhæver flere tilgange man kan bruge, hvis der skal vækkes velvillighed i kommunerne til at omstille, samarbejde og ikke mindst turde at eksperimentere med løsninger.

Han peger på, at for eksempel Kombit i dag involverer sig i højere grad i implementering, hvor de tidligere primært har været dem som laver systemet.

"Det tænker jeg er en af vejene at gå. Altså at man har nogen, der kommer rundt, ligesom KL gjorde i gamle dage, og fortæller om det, og hjælper med at få det gjort, så man kan få scoret de der gevinster."

Og nødvendigheden vil blot vokse, da fremskrivninger peger på, at kommunerne vil mangle flere og flere hænder i fremtiden.

"Vi bliver nødt til at kunne få nogle af vores arbejdsprocesser til at gå noget nemmere og hurtigere, end de gør nu - fordi vi har ikke hænder nok i fremtiden til at gøre det, som vi gør nu."