"Kommunen vil ikke hverken på daglig eller ugentlig basis læse henvendelserne fra dig omkring dette tema..."

Hedensted Kommune indførte i efteråret 2023 en ny måde at håndtere aktindsigtsanmodninger fra to personer, der de seneste år har sendt flere hundrede anmodninger, klager og andre henvendelser om et bestemt tema.

Henvendelserne blev sendt af to personer fra Borgerretsbevægelsen. Den ene af dem, som efterfølgende klagede til Ankestyrelsen, fik i oktober besked på, at kommunen fremover ville samle alle aktindsigtsanmodninger i en pulje.

Nu har Ankestyrelsens kommunale tilsyn afgjort, at kommunen ikke lovligt kan administrere anmodninger om aktindsigt i materiale om et bestemt tema på denne måde.

Hovedproblemet i Hedensted Kommunes fremgangsmåde er, at kommunen kun periodisk vil holde øje med, om der er indgivet anmodninger om aktindsigt.

"Kommunen vil ikke hverken på daglig eller ugentlig basis læse henvendelserne fra dig omkring dette tema, men periodisk samlet se på det fra dig om temaet modtagne, og således at du som nævnt ovenfor ikke kan forvente svar, medmindre der efter kommunens opfattelse er væsentligt nyt i dine henvendelser", skrev kommunen til klageren, som derfor i resten af 2023 fik besvarelser på sine anmodninger/henvendelser én gang om måneden.

"Er det tilfældet, vil kommunen træffe afgørelse herom. Afgørelser, der formentlig oftest vil bestå i, at der ikke gives aktindsigt, idet kommunen ikke er i besiddelse af akter vedrørende virksomheden, som ikke allerede er udleveret til dig i forbindelse med tidligere aktindsigtsanmodninger", skrev kommunen i oktober.

Politianmeldt for chikane

Ankestyrelsen bad i november Hedensted Kommune redegøre for passagen om periodisk gennemgang, og at de "hverken på daglig eller ugentlig basis" vil læse henvendelserne. I svaret oplyser kommunen, at de to personer fra Borgerretsbevægelsen mellem 1. maj 2022 og primo oktober 2023 har sendt henholdsvis 107 og 46 anmodninger om aktindsigt samt 54 og 13 klager.

"Blandt de mange henvendelser har der ofte været en meget hård tone og chikanøs adfærd overfor navngivne medarbejdere eller politikere," skriver Hedensted Kommune til Ankestyrelsen.

I maj 2023 anmeldte kommunen de to personer til politiet for chikane. Ifølge kommunen har flere ansatte meldt sig syge på grund af den personlige forfølgelse.

Det har trukket mange ressourcer ud af forvaltningen at besvare henvendelserne. Afdelingen Vækst, Teknik og Fællesskab er gået fra at bruge et halvt årsværk til to årsværk til at håndtere anmodninger om aktindsigt. Ifølge brevet til Ankestyrelsen går de to årsværk udelukkende til at besvare henvendelser fra de to personer.

"Dette er alene den administrative del af aktindsigtssager og foruden dette skal regnes tiden til at finde akter frem i den enkelte afdeling," skriver Hedensted Kommune.

Den ulovlige praksis med periodevis behandling af aktinsigt blev iværksat i de to sidste måneder af 2023. Her fremsendte Hedensted Kommune afgørelser to gange - 28. november og 20. december. I løbet af de to perioder sendte personen, der klagede til Ankestyrelsen, til sammen 50 henvendelser. Deriblandt var der ifølge kommunen ingen nye anmodninger om aktindsigt.

Skal træffe egentlige afgørelser

Selvom kommunen screenede alle henvendelser for klager og andre temaer, nåede Ankestyrelsen frem til, at denne praksis er i strid med reglerne. Ankestyrelsen uddyber i afgørelsen, hvad tilsynet har lagt vægt på:

Offentlighedsloven fra 2013 rummer bestemmelser om højt ressourceforbrug, men de "giver ikke hjemmel til, at en myndighed helt kan undlade at behandle aktindsigtsanmodninger eller se bort fra sagsbehandlingsfrister", skriver Ankestyrelsen.

Også miljøoplysningsloven gør det muligt at afvise anmodninger i helt særlige tilfælde. Det er dog kun i meget begrænset omfang tilladt at give afslag på aktindsigt, fordi anmodningen er omfangsrig og vanskelig, og antallet af tidligere indgivne anmodninger fra samme borger giver ikke myndigheden mulighed for at give afslag.

Selv hvis der på grund af "chikanøse forhold er hjemmel til at give aktindsigt efter miljøoplysningsloven", skal kommunen træffe en egentlig afgørelse om aktindsigt. Desuden skal afgørelsen begrundes og træffes inden for de lovfastsatte frister, fastslår tilsynet.

I en parallelsag har Ankestyrelsen samtidig afgjort, at Hedensted Kommune ikke har haft lov til at undlade at bruge personlige underskrifter i svarene til folkene fra Borgerretsbevægelsen. Det var et skridt, kommunen tog for at skærme de ansatte mod chikane.

"Vi lægger vægt på, at bestemmelsen ikke ses at indeholde hjemmel til at undlade den personlige underskrift eller entydige identifikation ved risiko for chikane," skriver Ankestyrelsen, der understreger, at den er personlige underskrift er påkrævet i forbindelse med afgørelser og henvendelser om "væsentlige sagsbehandlingsskridt".

Ikke første gang

Hovedpersonerne i sagen er anonymiseret i afgørelsen. Horsens Folkeblad skrev sidste år, at Hedensted Kommune havde politianmeldt Uffe Thorndahl, tidligere borgmester i Hørsholm i årene 2001-09, for chikane, og at hans samarbejdspartner er Erik Jensen fra Hedensted, som er bestyrelsesformand i Borgerretsbevægelsen.

Guldborgsund og Vordingborg kommuner har tidligere indført ordninger, hvor aktindsigtsanmodninger fra Uffe Thorndahl, der i dag bor på Møn, blev ignoreret af samme grunde som i Hedensted. I 2020 opgav Guldborgsund Kommune denne måde at forvalte aktindsigtsanmodninger på efter en afgørelse fra Miljø- og Fødevareklagenævnet.