Kommuner skal ikke kun vente på hverken Christiansborg eller byrådene, hvis de vil fjerne bureaukrati-bøvl. En hel del er alligevel opfundet ude på den lokale arbejdsplads. Det er i hvert fald kommunaldirektøren i Høje-Taastrup Kommune Lars Holtes erfaring, fortæller han til NB-Økonomi.

I 2017 modtog én af kommunens folkeskoler 68 forskellige spørgeskemaer, som alle medarbejderne sad og udfyldte. De ville meget gerne blive fri for de fleste af dem. Det gav Lars Holte dem lov til, men bad skolen om at beregne, hvad de ville spare på at stoppe med at udfylde spørgeskemaer, som de ikke fandt relevante for at drive skole.

“Der blev jeg noget chokeret, da de nåede frem til, at de 72 personer på den skole brugte omkring 15-20 minutter på hvert spørgeskema. De havde så regnet ud, at de kunne spare lønudgiften på en fuldtidspædagog ved at holde op med at svare på spørgeskemaer,” siger Lars Holte.

Her fik kommunaldirektøren understreget, at der virkelig var noget at hente på de kommunale arbejdspladser, hvis blot man satte det lidt mere i system.

"Jeg er nødt til at sige – uden den store ledelsesmæssige stolthed – at rigtig meget af det der bøvler for den enkelte medarbejder faktisk kommer fra arbejdspladsen selv. Det stjæler tid fra kerneopgaven,” siger Lars Holte.

Kommunerne kan afbureaukratisere uden at vente på Christiansborg

Kommunerne står over for at blive frikommuner, hvor de i højere grad selv kan gøre den slags. Men Lars Holtes erfaring gennem mange år er, at kommunerne allerede inden frikommuneforsøgene bliver vedtaget kan fjerne meget af bureaukratiet.

Han fortæller, at erfaringen med folkeskolen sådan set kan bruges som tommelfingerregel, uanset hvilke områder i kommunerne, det drejer sig om.

“Det er ligegyldigt, om det er på daginstitutionsområdet, skoleområdet eller ældreområdet, så kommer meget af det, medarbejderne syntes bøvlede fra dem selv. Det er jo en ret vild konstatering. Men den er rigtigt,” forklarer Lars Holte.

NB-Økonomi har været på besøg i Høje-Taastrup Kommune for at tale om afbureaukratisering. I lyset af Statsministerens udmelding om frikommuner og mindre bureaukrati, ville vi gerne høre om konkrete erfaringer, som en kommune har gjort på området.

Høje-Taastrup har været i gang med at fjerne bureaukrati siden 2013. Men siden 2016 satte de sig for alvor for at fjerne den del, de selv var herrer over frem for at vente på, at love og regler blev fjernet fra enten Christiansborg eller i byrådssalen.

“Derfor valgte vi at sige – og her gør vi det måske nok lidt anderledes end andre kommuner – at vi fokuserer på det, som vi selv kan gøre noget ved,” siger han.

En ny forenklingsmodel blev vejen frem

Høje-Taastrup Kommune ville udvikle en meget enkel metode til at luge ud i al bøvlet - som de kalder bureaukratiet.

Det skulle ikke være besværligt for den enkelte arbejdsplads, leder eller medarbejder at forstå, hvordan man fjernede bøvlet, for så ville risikoen for, at det ikke blev til noget blive for stor.

“Hvis kompleksitet er problemet – det var noget, vores medarbejdere sagde, at det hele var blevet lige lovligt komplekst – hvad er så løsningen? Det modsatte af kompleksitet er jo forenkling,” siger Lars Holte. “Forenkling blev modsvaret til kompleksitet. Det satte vi derefter på dagsorden.”

Man startede med lederne.

“Topledelsen skal stille sig foran. Jeg har selv deltaget i nogle af de workshop rundt omkring. Det kostede noget tid. Men hvis ikke vi er i rummet, så kommer det ikke nødvendigvis til at ske. Det har ikke noget at gøre med, at vi er særligt kloge på medarbejdernes hverdag, men det skaber legitimitet og et vist pres,” forklarer Lars Holte.

Det blev blandt andet ledernes styringsredskaber, man startede med at forenkle. Det blev alt fra MUS-skabelonerne til aftalestyringen. Kort sagt fik alle ledelsesredskaberne et forenklingseftersyn.

“Vi smed dem ikke ud, for vi har brug for redskaber, når man styrer og leder. Men vi har ikke behov for at gøre dem mere kompliceret end højst nødvendigt,” slår han fast.

Dernæst skulle lederne med ud og sidde i rummet på de konkrete arbejdspladser, når de skulle i gang med deres afbureaukratisering.

Bevæger man blikket rundt på Lars Holtes kontor, så er der ganske rydeligt. Han forklarer, at forenkling jo også kan gælde i det lavpraktiske på sit kontor. Igen er forenklingen svaret. Han griner dog lidt af, at der i øjeblikket generelt ser lidt rodet ud på rådhuset, da de er i gang med at flytte til et nyt rådhus.

Fra post-it til drop-it

Efter ledelsen havde været igennem den proces kom turen til arbejdspladserne rundt omkring i kommunen. Man valgte at starte på fem arbejdspladser, så det blev holdt helt enkelt, og så man kunne få konkrete erfaringer med processen.

Det var blandt andet på konkrete skoler i kommunen. Her tog Lars Holte med til de første møder.

Den metode, som man brugte her er udarbejdet af en forsker fra RUC, som hedder Tina Øllgaard Bentzen. Hun har udviklet en model, der lever op til Lars Holtes ønske om en enkel og simpel model.

“Det der er meget simpelt ved den er, at man sætter sig sammen ledelsen og medarbejdere rundt om et bord og siger, hvad er det, der bøvler i hverdagen. Hvad er det i hverdagen, der tager tid fra kerneydelsen?,” spørger kommunaldirektøren retorisk.

Men de satte sig rundt om bordet med lærere, skoleleder, skolesekretær og tillidsmand og gik ellers i gang med at finde ud af, hvad der konkret bøvlede på de pågældende skole.

“Så fik de fuldstændig frit slag for at skrive ned, hvad det er, der bøvler. De nåede frem til 42 post-it sedler på denne her skole, som lå rundt på bordet,” fortæller Lars Holte levende.

Efter den pågældende metode, tager man så én seddel ad gangen. Man spørger så, hvor kommer det pågældende bøvl konkret fra. Er det for eksempel lovgivning? Det kan man i så fald ikke gøre noget ved lige med det samme. Så kan det komme fra direktionen eller byrådet. Til sidst kan det komme fra arbejdspladsen selv.

Langt de fleste af skolens 42 sedler kom fra arbejdspladsen selv. Det kunne for eksempel være, at man havde besluttet at holde møder hver uge i to timer. Det brugte alle lærerne så rigtig meget tid på, frem for at tilrettelægge det anderledes, hvis man havde brug for at frigive noget tid.

Derefter gælder det så om at se på, hvor meget af indholdet fra de 42 sedler, man kunne droppe.

Eksemplet fra skolen

Lars Holte fortæller, at de post-it, der drejede sig om områder, hvor direktionen skulle give tilladelse til at prøve at gøre det anderledes, de også blev vendt i gruppen.

“Når man går ned på en af skolerne, så fik de som eksempel alt for mange spørgeskemaer. I 2017 modtog skolen 68 spørgeskemaer fra alle mulige steder. Det bøvlede for dem, de skulle bruge ufattelig meget tid på at svare på dem,” siger han.

De spurgte så, om de ikke kun få lov til at lade være med at svar på alle. Spørgeskemaerne kommer alle mulige steder fra, det kan være BUPL, Danmarks Lærerforening, Høje-Taastrup Kommune, Undervisningsministeriet, aviser og alle mulige steder fra.

Skolen fik derfor lov af direktionen at stoppe med at svare på en del af de spørgeskemaer. Men Lars Holte bad dem om at beregne, hvad de konkret ville spare af tid, hvis de indførte det.

Øvelsen er så gået ud på, at skolen kan få lov at beholde den sparet tid, så de kan bruge den på noget, de mener er mere relevant.

Lars Holte fortæller til NB-Økonomi, at det ikke er noget, man som kommune bliver færdig med. For det første er det ikke sikkert, at man kommer hele vejen rundt i kommunen. Men for det andet kan der opstå ny bureaukrati undervejs. Derfor er det vigtigt at have det på dagsordenen kontinuerligt.

“Det man skal have som endemål er, at det skal blive en kultur. Der er vi ikke helt endnu. Det tager mega lang tid, men vi bevæger friskt i den helt rigtige retning” siger han.

Han tilføjer også, at ét af de dilemmaer, som der er med afbureaukratisering for eksempel kan være, at man ikke ved, hvordan det så er gået. Hvis man virkelig vil mindre bøvl, så skal man jo ikke tvinge medarbejderne til at måle på alt det, de fjerner. Her må man stole på den enkelte arbejdsplads og acceptere, at det kan gå i forskellige tempi alt efter sted.

Kommunaldirektøren vil hellere tale med medarbejderne om, hvordan det er gået. Én ting, der navnligt har sat sig i ham, det er, at det udover tid og ressourcer frigiver en masse ny energi. Folk tager godt imod det, og de ansatte er glade for at få den ekstra frihed i takt med, at bøvlet arkiveres lodret.