En ny tendens i arbejdsmiljøindsatsen vinder frem i landets kommuner.

Flere kommuner er nemlig begyndt at skrotte de skriftlige spørgeskemaer, når der skal laves APV eller trivselsundersøgelser til fordel for mere dialogbaserede værktøjer. Det skriver A4 Arbejdsmiljø.

I Thisted Kommune skal ansatte i ældreplejen og folkeskolerne nu ud fra billedkort snakke om, hvordan de har det på jobbet.

Her har man nemlig indført dialogværktøjet Trivselsdialogen. På den måde slipper kommunen for det administrative bøvl med en masse spørgeskemaer, som kan være svære at handle på i praksis. Det forklarer Christina Gamborg Holm, der er teamlader for HR Arbejdsmiljø i Thisted Kommune.

- Vi har blandt andet indført Trivselsdialogen for at undgå at skulle håndtere den store mængde data, der er ved at få folk til at udfylde spørgeskemaer. Det har været et kæmpe administrativt arbejde at gå igennem alle besvarelser. Oveni det, er det en stor opgave at omsætte besvarelserne i spørgeskemaet til ændringer i praksis, forklarer hun til A4 Arbejdsmiljø.

Trivselsdialogen består af en række billedkort med emner, der kan være genstand for en dialog om trivslen på en arbejdsplads. Det kan være emner som ’relationer’, ’kommunikation’ og ’tillid’.

Når en arbejdsplads i Thisted mødes og gennemgår Trivselsdialogen, vil det typisk være lederen på arbejdspladsen, der faciliterer spillet.

- Man får talt om, hvordan trivslen er, og hvordan man ønsker, den skal være fremadrettet. Værktøjet her er med til at give et sprog for, hvad trivsel er for en størrelse.

- Noget af det vigtige ved Trivselsdialogen er, at man kommer i dialog med hinanden med det samme. Man skal ikke sidde og vente på, at et spørgeskema bliver lavet og udgivet. Man kan komme i gang med en dialog med det samme med henblik på at finde løsninger, siger Christina Gamborg Holm til A4 Arbejdsmiljø.

Kommunaldirektør: Tingene skal frem

Også i Tønder Kommune er man gået over til dialogbaserede indsatser. Her har man erstattet de skriftlige arbejdspladsvurderinger (APV'er) med samtaler, hvor ledere og medarbejdere i en åben dialog forsøger at finde løsninger.

Hensigten med den nye tilgang er at komme af med de anonyme spørgeskemaer, der ifølge kommunaldirektør, Klaus Liestmann, kan være upræcise og svære at arbejde med efterfølgende.

- Tønder Kommune har i en årrække udfyldt APV som et spørgeskema. Det har som udgangspunkt været fint, men medarbejderne har nogle gange haft svært ved at vide, hvordan spørgsmålene i skemaet skal fortolkes, forklarer Klaus Liestmann til A4 Arbejdsmiljø og uddyber:

- Med den dialogbaserede APV vil vi skabe en proces om arbejdsmiljøarbejdet, der er et fælles anliggende. Både ledere og medarbejdere har et ansvar for at skabe et godt arbejdsmiljø. Med det nye tiltag får alle ejerskab over det. Derfor er vi nu gået over til en dialogbaseret form, som tager udgangspunkt i at drøfte udfordringer, men også handleplaner og løsninger.

Kommunen begyndte at tage det nye APV-redskab i brug fra starten af 2020. Klaus Liestmann fortæller, at han generelt har fået positive tilkendegivelser fra medarbejdere og ledere, der har prøvet det nye værktøj.

I starten var nogle medarbejdere dog bekymrede for at italesætte problemer på arbejdspladsen i et åbent fora. Særligt hvis man blev mobbet på jobbet eller følte sig uretfærdigt behandlet af chefen.

- For nogle var det vanskeligt at tage svære ting op i et fælles forum, hvor man sidder over for de personer, man har det svært med. Derfor har vi lavet en postkasse, hvor man kan smide små sedler med bemærkninger, hvis man har brug for at være anonym.

- Vi arbejder meget på at få en kultur, hvor man kan tale om svære ting med hinanden. Tingene skal frem på bordet, hvis vi skal gøre noget ved dem. Alles meninger og holdninger er lige legitime, siger Klaus Liestmann.

HR-chef: Fortsat mulighed for anonymitet

Det samme dilemma er Christina Gamborg Holm og Thisted Kommune stødt på. Hun anerkender, at det kræver mod fra medarbejdere at stå frem over for kolleger og ledere og fortælle om problemer på arbejdspladsen.

I Thisted Kommune er det bare trivselsundersøgelsen, der er dialogbaseret. APV’en er fortsat skriftlig, og det giver et rum til medarbejdere, der ønsker anonymitet, forklarer hun.

- Det er klart, at man med Trivselsdialogen fratager folk deres anonymitet. Men vi har også anonyme muligheder i de tilfælde, der er behov for det. Vi laver stadig en klassisk APV, som ligeledes kan give et billede af trivslen.

Hvad gør I, hvis nogle medarbejdere ikke ønsker at deltage?

- Det er obligatorisk at deltage. Det giver medarbejdere en mulighed for lokalt at drøfte arbejdsmiljøet med kolleger og ledere, og det, tror jeg, kan føre til bedre løsninger, siger Christina Gamborg Holm.

Professor anbefaler mixet metode

Professor Peter Dahler-Larsen fra Københavns Universitet har forsket i arbejdspladsers brug af APV'er i arbejdsmiljøindsatser. Han udgav i fjor bogen ’Arbejdspladsvurderinger’, der baserer sig på hans forskningsprojekt om samme emne.

Ifølge Peter Dahler-Larsen får man det bedste udbytte af APV’er og trivselsmålinger, hvis man benytter både den kvalitative og kvantitative metode. Altså hvor man kombinerer spørgeskemaundersøgelse med dialogbaserede samtaler eller muligheden for at give uddybende kommentarer i spørgeskemaet.

Når man bruger mixede metoder, høster man fordelene fra både den kvalitative og kvantitative metode. Samtidig undgår man ulemperne, hvis man kun bruger den ene, mener professoren.

- Jeg har fuld respekt for de arbejdspladser, der vælger at arbejde dialogbaseret og med kvalitative metoder. Men jeg vil anbefale, at man bruger mixede metoder. Altså hvor man både laver kvalitative og kvantitative undersøgelser, når man udarbejder APV, siger Peter Dahler-Larsen til A4 Arbejdsmiljø og uddyber:

- De kvalitative undersøgelser udmærker sig ved, at de giver større indflydelse til de lokale parter. Det vil sige de lokale medarbejdere og deres kolleger. De har en mere direkte mulighed for at udøve indflydelse på de temaer, der tages op, når det er mere dialogbaseret. Samtidig med at man mere direkte kan bringe det op, man har på hjerte. Man skal ikke forholde sig til et struktureret skema.

- Til gengæld har de kvalitative metoder, som de dialogbaserede jo er, en væsentlig ulempe. De er ikke så egnede til at skabe dokumentation. Det er de kvantitative undersøgelser til gengæld, da de som regel giver en score på, hvor godt en enhed i en stor organisation klarer sig, forklarer Peter Dahler-Larsen.

Dialog alene skaber bekymring

Dropper en kommune afkrydsningsmulighed i et spørgeskema, mister den samtidig muligheden for at sammenligne forskellige arbejdspladser i kommunen, mener professoren.

- Hvis arbejdsmiljøet på forskellige skoler i en kommune er blevet vurderet ud fra en skala fra 1 til 5, giver det et mere målbart instrument til at forbedre de problemer, der måtte være. Hvis en skole opdager, at de får scoren 2, kan det gøre den lokale skoleledelse opmærksom på, at noget må gøres. Ved dialogbaserede undersøgelser alene, er der ikke den samme mulighed for dokumentation og opfølgning, siger han og slår en bekymring fast:

- Jeg kan godt være bekymret for, at nogle offentlige arbejdspladser, hvor der er et problematisk arbejdsmiljø, måske slipper under radaren, hvis man kun laver dialogbaseret APV.