Socialt udsatte arbejdsløse eller syge borgere bliver ofte urolige eller stressede af at få brev fra kommunen om aftenen eller i weekenden, hvor de ikke kan få fat i en medarbejder i kommunen.

Det har et politisk flertal taget konsekvensen af i Odense Kommune, og i begyndelsen af året implementerede lederne i kommunens mange afdelinger derfor nye retningslinjer under overskriften 'Hensynsfuld udsendelse af Digital Post.' Det skriver NB-Beskæftigelse.

Det er dog ikke alt, retningslinjerne kan gøre noget ved. For eksempel kan det ikke helt forhindres, at nogle får post i weekenden, fordi de nationale systemer, der bruges til at udsende post, automatisk udsender mails rullende, når der ikke er så meget tryk på.

"Vi kan ikke styre weekendpost helt, men vi prøver at styre alt, hvad vi overhovedet kan. Kommer der noget i weekenden, så forsøger vi blandt andet at orientere mundtligt om, at der kommer noget," siger Simon Krogh.

Der er også juridiske krav, der skal overholdes. For eksempel skal afgørelser meddeles så hurtigt som muligt.

Her de de fire punkter i vejledningen, som medarbejderne skal følge:

1. Overhold altid lovkrav om Digital Post, der skal sendes hurtigst muligt

2. Foretag en konkret og individuel vurdering, når du skal sende Digital Post til en borger - evt. udsættes til efterfølgende arbejdsdag inden for kommunens åbningstider, hvor borgeren har mulighed for at kontakte deres sagsbehandler, kontaktperson eller lignende.

3. Så vidt det er muligt send kun Digital Post til borgere inden for kommunens normale åbningstid. Det skal være så tidligt på dagen som muligt med blandt andet den undtagelse, at et lovkrav betyder, at afsendelsen ikke kan vente, eller når borgeren har brug for hurtigt svar.

4. Vurder om du bør snakke med borgeren før afsendelsen af Digital Post - det kan ske for at fremme borgerens forståelse af indholdet i brevet og den samlede sagsbehandling.

Alle nye og gamle medarbejdere og chefer skal kende vejledningen, hvis de er i afdelinger, der har med borgere at gøre. Derfor blev vejledningen drøftet på personalemøder først på året, og Simon Krogh mener, den er godt på vej til at blive brugt af medarbejderne.

"Vi er godt på vej, og vi startede heller ikke på bar bund, men efter et halvt år er vi ikke fuldstændig i mål. Vi bestræber os på at tage hensyn til den enkelte borgers situation. Hvis det er en afgørelse, der skal ud, supplerer vi med telefonopkald," siger han.

Der er ikke nogen kvantitativ måling af for eksempel opkald til borgere, men vejledningen tages op på chefmøder i løbet af efteråret, hvor det er planen, at forvaltningen vil lave en yderligere kvalitativ uddybning af erfaringerne.