Kolding Kommune har fået klare, skriftlige retningslinjer til borgerne for, hvornår og hvordan de må optage lyd og videoer i deres møder med kommunens ansatte – eksempelvis med sagsbehandlere og hjemmehjælpere.
Det skriver JydskeVestkysten.
Det er kommunens ansatte, der har efterspurgt retningslinjer på området. Under coronapandemien blev mange børn undervist via computerskærmen, og mange samtaler på jobcentret foregik over Teams.
Det har gjort det lettere for borgere at optage forløbet med den ansatte i kommunen. Samtidig har der været en konkret sag om en sagsbehandler, som oplevede at blive konfronteret med brudstykker af en hemmeligholdt optagelse af en samtale, fortæller næstformand i kommunens hovedsamarbejdsudvalg Hanne Thomsen til JydskeVestkysten.
“Men nu ved vi, hvad kommunens regler er på området, og hvad vi kan forlange af borgerne. Og eftersom reglerne bliver lagt på kommunens hjemmeside, så er de juridisk gældende. Det er vi tilfredse med,” siger Hanne Thomsen til JydskeVestkysten.
I retningslinjerne til borgerne opfordrer kommunen generelt til at lade være med at optage møder og telefonsamtaler, fordi det “kan virke hæmmende for den åbne dialog.” I stedet kan man tage en bisidder med eller få udskrifter af notater eller referater for at huske mødernes indhold.
Om lydoptagelser oplyser kommunen, at “du har som borger ikke krav på at optage en samtale”, og at det er kommunen, der fastsætter rammerne for møder med borgerne. Borgerne skal derfor altid orientere de kommunale medarbejdere, hvis de ønsker at optage en samtale eller et møde, og det vil “som oftest blive accepteret”, hvis borgeren har et sagligt behov – eksempelvis personlige forhold. Omvendt kan man også få afslag på at lave en lydoptagelse med en saglig begrundelse om årsagen.
Legitimt at kommune fastsætter regler
Til trods for at der på Datatilsynets hjemmeside står skrevet, at det er tilladt at optage samtaler, som man selv deltager i, så gør Kolding Kommune intet forkert i at vedtage og udmelde retningslinjer for optagelse mellem ansat og borger.
Det fremgår af en tidligere afgørelse fra Folketingets ombudsmand. Heri forklares det med udgangspunkt i princippet om, at offentlige myndigheder selv sætter rammerne for de møder, som myndigheden holder, at en borger ikke har krav på at optage sine møder med forvaltningen. Og at eventuelle begrænsninger i borgerens mulighed for at optage et møde skal fastsættes på et sagligt grundlag.
I selvsamme afgørelse står der også, at der kan være situationer, hvor det under hensyn til f.eks. borgerens personlige forhold vil være bedst stemmende med god forvaltningsskik at lade borgeren optage samtaler med myndigheden.
