Både ledere, medarbejdere og borgere har gavn af, at målsætninger og beslutninger i den daglige velfærd hviler på relevante data om bl.a. behov og effekt. Men datainformeret ledelse skal foregå i dialog med dem, som skal omsætte viden til drift.
Af Jakob Mailund Holm, Adjunkt, og Lotte Bøgh Andersen, Professor, og Simon Calmar Andersen, Professor,
Offentlige organisationer har sjældent kun én målsætning, og både politikere og borgere er med til at definere, hvad organisationerne skal opnå i den svære balance mellem nationale rammer og lokal tilpasning. Uden at forklejne disse udfordringer fokuserer vi her på, hvordan datainformeret ledelse bidrager til at nå målsætningerne, når de først er vedtaget.
Tre argumenter for datainformeret ledelse
Vores første hovedargument er, at offentlige ledere er et vigtigt led i ledelseskæden fra politikerne til de udførende led (og den anden vej), og at de har brug for data for at kunne løfte denne opgave. Lederne er med andre ord nødt til at vide, hvad der foregår: De skal kende lugten i bageriet, kunne stikke fingeren i jorden og respektere politikernes retningssætning.
Vores andet hovedargument er, at datainformeret ledelse giver mulighed for at reagere på, hvordan det går med at realisere målsætningerne.
Endelig sker ledelse altid i relation til andre mennesker, og her er dialog vigtig. Det er sjældent nyttigt for lederne at sidde alene med deres data og enevældigt træffe deres beslutninger. Derfor er vores tredje hovedargument, at viden på baggrund af data opstår gennem dialog.
Offentlige ledere vigtige i ledelseskæden
I Danmark sætter Folketinget rammerne for leveringen af offentlige ydelser, mens regioner og kommunerne typisk har ansvaret for den borgernære drift. Her er lokalepolitikerne med til at sætte deres legitime præg på målsætningerne, ligesom den enkelte borger typisk også har en vis valgfrihed (fx mellem forskellige folkeskoler og frie grundskoler). Det er uhensigtsmæssigt med stram national styring, men et totalt fravær af fælles rammer og fælles viden om resultaterne vil også forhindre, at vi samlet udvikler den danske offentlige sektor.
Datainformeret ledelse giver reaktionsmuligheder
Når man skal finde denne balance mellem fælles elementer og lokal selvbestemmelse, er det vigtigt at være opmærksom på betydningen af datainformeret ledelse på alle niveauer. Som Ledelseskommissionen skriver, er solid viden om resultaterne et nødvendigt grundlag for dialog. Det handler om at kunne træffe og udmønte beslutninger til gavn for borgerne på alle niveauer. Ledere på alle niveauer har brug for at have et stærkt kendskab til den praksis, de leder. Og de skal bruge relevant og gyldig viden på de relevante niveauer.
Denne viden kan stamme fra både kvalitative og kvantitative datakilder, og indsamlingen kan ske systematisk og som del af andre opgaver. Fx giver dialogen i en medarbejderudviklingssamtale (MUS) mange ledere vigtige inputs. Det samme gælder sygefraværsstatistikkerne.
Brug data fra flere kilder
På universiteterne er mundtlige og skriftlige evalueringer fra de studerende vigtige inputs sammen med viden om, hvor og hvornår de færdige kandidater kommer i beskæftigelse. Ingen af de nævnte datakilder kan stå alene, og ofte vil det være meningsfuldt at forstå data om resultater ved at se dem i sammenhæng med andre former for data. Eksempelvis kan et kig på sygefraværsdata være med til at af- eller bekræfte en hypotese om, at et skuffende resultat skyldes øget fravær hos medarbejderne. Hovedpointen er, at vi skal bruge lige præcis den data, der gør det muligt for ledere og medarbejdere at maksimere ”nettoværdien” for borgerne. Det betyder bl.a., at de mulige ulemper for borgerne ved at indsamle data aldrig må overstige den værdi, data bidrager med.
Klare linjer om datas værdi
Det lyder nemt at sige, at anvendelsen af data skal gavne borgerne. Men hvad betyder det? For det første skal data måle relevante forhold på en gyldig måde. De skal altså være indsamlet på en gyldig måde og gerne være fremstillet med tydelighed for de usikkerheder, som knytter sig til dem.
Hvis en leder modtager fx en brugertilfredshedsundersøgelse, er det oplagt at angive svarprocenten og at præcisere, om et repræsentativt udsnit af brugerne har besvaret den.
For det andet skal svarene faktisk blive brugt i praksis. Det vender vi tilbage til, for det kan også hænge samme med den dialog, der knytter sig hertil.
Og for det tredje må de ikke belaste borgere eller medarbejdere uforholdsmæssigt. Her er det vigtigt at slå fast, at indsamlingen af viden om resultaterne ikke kun udgør en belastning. Den kan være nyttig og/eller lærerig i sig selv. Eksempelvis påviser Simon Calmar Andersen og Helena Skyt Nielsen, at især folkeskoleelever fra ressourcesvage hjem får et positivt udbytte af de nationale test. Deres undersøgelse viser, at nationale test i læsning og matematik løfter elevernes faglige niveau, og effekten kan ses både tre og fire år efter. Alle folkeskoleelever tager i dag de nationale test, men man kan med god ret spørge, om det altid er nødvendigt at have viden om hver enkelt borger. Alternativet kan være at undersøge en stikprøve. Det kommer an på formålet.
Ligheder mellem nationale tests og periodiske bilsyn
Hvis vi tænker på reglerne om periodiske bilsyn, er hensigten at give viden om alle bilers funktionsduelighed. Den viden er nyttig dels for den enkelte bilejer (som løber den største risiko ved at køre i en bil med fejl) og dels for resten af befolkningen (som også kan være i fare, hvis bremserne i blot en enkelt bil er i uorden).
Men hvis politikerne kun havde ønsket en generel beskrivelse af bilparkens tilstand på landsplan, kunne en stikprøve have givet svaret. Hvis intentionen er at kunne gøre noget i rette tid, inden ulykken finder sted, er regelmæssig indsamling af data om alle biler relevant. Det er en belastning for bilejerne, men beslutningstagerne har vurderet, at de er villige til at leve med ulempen ved tidsforbruget for at få bedre trafiksikkerhed. I eksemplet med de nationale test i Folkeskolen kan det være vigtigt at få lejlighed til at gøre noget for alle elever, hvor der er læringsudfordringer, hvilket taler for, at alle elever er omfattet af testen på de relevante klassetrin.
Styringstiltag påvirker motivation
Vi ved fra forskningen, at især medarbejdernes opfattelse af forskellige styringstiltag er vigtig. Opfatter de tiltagene som understøttende eller som kontrollerende? Det betyder noget for både anvendelsen og medarbejdernes generelle motivation.
Motivationen er vigtig i sig selv, og forskningen viser også, at lærernes motivation påvirker forhold som målopfyldelse (fx elevernes afgangskarakterer) og sygefravær. Nogle styringstiltag er af mange blevet set som en kontrolforanstaltning, fx kravet om elevplaner for alle. Andre tiltag er blevet mere positivt modtaget. Det gælder fx pædagogiske læreplaner i daginstitutionerne, hvor opfattelsen over tid også har ændret sig i understøttende retning. Det hænger sammen med, hvor fleksible og lokalt tilpassede styringstiltagene er, hvilket også taler for at inddrage ledere og medarbejdere i at planlægge, hvordan data skal bruges.
Datainformeret ledelse kræver dialog
Konstruktiv datainformeret ledelse kræver dialog mellem relevante aktører. Data fortæller sjældent en fyldestgørende historie i sig selv, og det er derfor ofte nødvendigt at kvalificere tallene. Det kan man med fordel tænke ind i de strukturer, der skal understøtte den datainformerede ledelse.
Et par pointer er værd at fremhæve i denne sammenhæng: For det første kan dialogen indarbejdes som en fast del af processen med at give ledere data (i en rapport eller lignende). I et samarbejde med Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg i Aarhus Kommune har forfatterne til denne artikel fx arbejdet med et format, hvor førstelinjelederne først selv danner sig et overblik over sygefraværstal i deres egen enhed for så at mødes med andre ledere for at diskutere tallene.
Sådanne tværfaglige læringsfora kan være en fremgangsmåde til at understøtte dialogen. For det andet kan pointen om, at enkelte datakilder sjældent kan stå alene, indarbejdes i måden, vi arbejder med datainformeret ledelse på.
Fx udgør funktionsevnevurderinger kun er et enkelt element i den samlede viden om et ældre menneske. Det betyder, at ledere og medarbejdere på ældreområdet typisk har brug for mere nuancerede data. Det samme gælder andre grupper af borgere. Mange skoler (bl.a. Rundhøjskolen i Aarhus) bruger forskellige typer data i dialogerne om det enkelte barns læring. Det gælder både samtalerne med forældrene og de interne drøftelser på skolerne mellem lærere, pædagoger og ledere. Dialogen om data har bedre forudsætninger, hvis de relevante datakilder er meningsfuldt præsenteret i det datagrundlag, aktørerne mødes om.
Ideen med datainformeret ledelse er netop at få truffet bedre beslutninger til gavn for borgerne. En vigtig pointe er derfor, at viden på baggrund af data opstår bedre igennem dialog, hvis man bruger flere datakilder til at indfange både udfordringer og muligheder.
Lotte Bøgh Andersen er professor og leder af Kronprins Frederiks Center for Offentlig Ledelse på Aarhus Universitet, Simon Calmar Andersen er professor og Jakob Mailund Holm er adjunkt ved Institut for Statskundskab, Aarhus Universitet.
